УКРАЇНА
ЛИСИЧАНСЬКА МІСЬКА ВІЙСЬКОВО-ЦИВІЛЬНА АДМІНІСТРАЦІЯ СЄВЄРОДОНЕЦЬКОГО РАЙОНУ ЛУГАНСЬКОЇ ОБЛАСТІ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ
КЕРІВНИКА ЛИСИЧАНСЬКОЇ МІСЬКОЇ
ВІЙСЬКОВО-ЦИВІЛЬНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

22.03.2021             	            м. Лисичанськ				  № 81

Про створення КОМУНАЛЬНОЇ УСТАНОВИ
«ТРУДОВИЙ  АРХІВ  ЛИСИЧАНСЬКОЇ 
ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ  ГРОМАДИ»

	З метою урегулювання відносин, пов’язаних із формуванням, обліком, зберіганням і використанням архівних документів, керуючись статтею 6 Закону України «Про військово-цивільні адміністрації», статтею 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», пунктом 16 Типового положення про архівну установу сільської, селищної, міської ради, ради об'єднаної територіальної громади для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02.06.2014 № 864/5,

зобов’язую:

1. Створити КОМУНАЛЬНУ УСТАНОВУ «ТРУДОВИЙ АРХІВ ЛИСИЧАНСЬКОЇ  ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ  ГРОМАДИ».

2. Затвердити штатний розпис КОМУНАЛЬНОЇ УСТАНОВИ «ТРУДОВИЙ АРХІВ ЛИСИЧАНСЬКОЇ ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ  ГРОМАДИ» з фондом заробітної плати на місяць за посадовими окладами 70657 (сімдесят тисяч шістсот п’ятдесят сім) гривень (Додаток 1).

3. Затвердити Положення КОМУНАЛЬНОЇ УСТАНОВИ «ТРУДОВИЙ АРХІВ ЛИСИЧАНСЬКОЇ  ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ  ГРОМАДИ» (Додаток 2).

4. Фінансовому управлінню Лисичанської міської військово-цивільної адміністрації Сєвєродонецького району Луганської області (Ольга САПЕГИНА) забезпечити фінансування КОМУНАЛЬНОЇ УСТАНОВИ «ТРУДОВИЙ АРХІВ ЛИСИЧАНСЬКОЇ ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ ГРОМАДИ».

5. Дане розпорядження підлягає оприлюдненню.

6. Контроль за виконанням розпорядження залишаю за собою.

Керівник Лисичанської міської
військово-цивільної адміністрації				Олександр ЗАЇКА

Додаток 1
	
до розпорядження 
керівника Лисичанської міської 
військово-цивільної адміністрації 
від 22.03.2021 №81

ШТАТНИЙ РОЗПИС
КОМУНАЛЬНОЇ УСТАНОВИ «ТРУДОВИЙ АРХІВ ЛИСИЧАНСЬКОЇ ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ ГРОМАДИ»

№
n/n	Найменування структурного підрозділу та посад	Кількість штатних посад	Посадовий оклад (грн.)	Фонд заробітної плати на місяць за посадовими окладами (грн.)	
1	2	3	4	5	
1	Директор трудового архіву (14 тарифний розряд)	1	6461	6461	
2	Заступник директора	1	6138	6138	
3	Провідний бухгалтер (10 тарифний розряд)	1,5	4859	7288	
4	Провідний архівіст (12 тарифний розряд)	2	5660	11320	
5	Архівіст I категорії (11 тарифний розряд)	7,5	5260	39450	
	Всього:	13	X	70657	

Начальник відділу з питань 
ведення трудового архіву					Інна СОЛОВЕЙ

ПОГОДЖЕНО:

Начальник фінансового управління				Ольга САПЕГИНА

                  Додаток 2

        до розпорядження 
        керівника Лисичанської міської 
        військово-цивільної 	адміністрації 
        від 22.03.2021 №81

ПОЛОЖЕННЯ

КОМУНАЛЬНОЇ УСТАНОВИ
«ТРУДОВИЙ АРХІВ ЛИСИЧАНСЬКОЇ
ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ ГРОМАДИ»

м. Лисичанськ – 2021
1. Загальні положення

1.1. КОМУНАЛЬНА УСТАНОВА «ТРУДОВИЙ АРХІВ ЛИСИЧАНСЬКОЇ ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ  ГРОМАДИ» (далі – Трудовий архів) – архівна установа, яка здійснює централізоване тимчасове зберігання документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території Лисичанської територіальної громади, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду України.
Архівні документи передаються до Трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб-підприємців, а також у випадках, визначених законодавством;
1.2.Трудовий архів є комунальною установою. 
Трудовий архів є юридичною особою, має самостійний баланс, реєстраційні рахунки  в органах Державного казначейства та в установах банків, печатку із зображенням Державного гербу України, своїм найменуванням та ідентифікаційним кодом, штампи і бланки.
Засновником Трудового архіву є Лисичанська територіальна громада в особі Лисичанської міської військово-цивільної адміністрації  Сєвєродонецького району Луганської області (далі – ВЦА); 
1.3. Трудовий архів підпорядковується ВЦА. 
Уповноважений орган управління Трудовим архівом – управління власності Лисичанської міської військово-цивільної адміністрації Сєвєродонецького району Луганської області (далі – уповноважений орган ВЦА).
Трудовий архів підзвітний і підконтрольний Державному архіву Луганської області, архівному відділу ВЦА;
1.4. У своїй діяльності Трудовий архів керується Конституцією та Законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, Законом України «Про військово-цивільні адміністрації», актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції, Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів), цим Положенням, а також іншими нормативно-правовими актами.
З питань організації та методики ведення архівної справи Трудовий архів керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Укрдержархіву та Державного архіву Луганської області (далі – Держархів);
1.5. Трудовий архів є неприбутковою організацією;
1.6. Повне найменування установи: 
КОМУНАЛЬНА УСТАНОВА «ТРУДОВИЙ АРХІВ ЛИСИЧАНСЬКОЇ  ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ  ГРОМАДИ».
Скорочене найменування установи:
КУ «ТРУДОВИЙ АРХІВ ЛИСИЧАНСЬКОЇ ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ ГРОМАДИ»;
1.7. Місцезнаходження Трудового архіву: вул. Сєвєродонецька, буд. 62,     м. Лисичанськ, Луганська область, Україна, 93100;
1.8. Види діяльності Трудового архіву відповідно до КВЕД-2010: 
91.01 – функціонування бібліотек та архівів.

2. Основні завдання

2.1. Забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) в межах територіальної громади, та не належать до Національного архівного фонду України, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;
2.2. Додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

3. Функції 

Трудовий архів відповідно до покладених на нього завдань:
3.1. Здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, погодженими архівним відділом ВЦА, ліквідованих юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців;
3.2. Здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;
3.3. Здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися (за умови проведення ревізії);
3.4. Веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за впорядкуванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Трудового архіву;
3.5. Здійснює моніторинг збереження та науково-технічного опрацювання документів з кадрових питань (особового складу) в установах, на підприємствах, в організаціях незалежно від форми власності;
3.6. Забезпечує зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на даній території, відповідно до умов та строків зберігання, визначених Міністерством юстиції;
3.7. Здійснює на підставі договору з юридичною особою, фізичною особою-підприємцем науково-технічне опрацювання документів, що підлягають подальшому зберіганню в Трудовому архіві;
3.8. Проводить експертизу цінності архівних документів, строки зберігання яких закінчилися, що зберігаються у Трудовому архіві, подає на розгляд експертної комісії архівного відділу ВЦА акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
3.9. Веде облік документів, що зберігаються в Трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;
3.10. Створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;
3.11. Здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у Трудовому архіві;
3.12. Організовує користування архівними документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;
3.13. Інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву;
3.14. Проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;
3.15. Видає архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;
3.16. Забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;
3.17. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

4.	Права й обов’язки

4.1. Трудовий архів має право:
4.1.1. Одержувати від ліквідаторів відомості про кількість, склад і стан науково-технічного опрацювання документів для визначення вартості послуг, що здійснює Трудовий архів, відповідно до цін і тарифів, затверджених в установленому порядку, та інші необхідні відомості для роботи;
4.1.2. Надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву;
4.1.3. Укладати договори, угоди з юридичними особами та фізичними особами-підприємцями, що не суперечать чинному законодавству;
4.1.4. Розробляти та застосовувати договірні ціни на роботи і послуги, визначені чинним законодавством;
4.1.5. Приймати на депоноване зберігання документи від діючих юридичних осіб;
4.1.6. Брати участь у засіданнях експертної комісії архівного відділу ВЦА у разі розгляду на них документів, поданих Трудовим архівом;
4.1.7. Брати участь у нарадах, які проводять ВЦА, ліквідаційні комісії (ліквідатори), Державний архів Луганської області, архівний відділ ВЦА, у разі розгляду на них питань роботи з документами;
4.1.8. Одержувати або приймати в користування на договірних засадах матеріальні цінності й ресурси, а також списувати їх з балансу (за винятком архівних фондів);
4.2. Трудовий архів має обов’язки:
4.2.1. Забезпечувати в межах наданих повноважень ефективне здійснення функцій і повноважень ВЦА;
4.2.2. Інформувати про стан зберігання документів підприємств, установ і організацій – джерел комплектування Трудового архіву та вносити пропозиції щодо поліпшення цієї роботи;
4.2.3. Надавати рекомендації підприємствам, установам і організаціям – джерелам комплектування Трудового архіву або ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву;
4.2.4. Проводити прийом громадян з питань, що належать до компетенції Трудового архіву.

5. Організація роботи трудового архіву

5.1. Трудовий архів працює відповідно до річного плану, який погоджується з архівним відділом ВЦА та затверджується директором Трудового архіву. Примірник річного плану та звіту про його виконання надається Держархіву та уповноваженому органу ВЦА;
5.2. У Трудовому архіві зберігаються:
5.2.1. Документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб-підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на даній території;
5.2.2. Виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;
5.2.3. Документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форми власності, підпорядкування, що розташовані на відповідній території, якщо інше не передбачено чинним законодавством;
5.2.4. Довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.

6.	Органи управління Трудовим архівом, трудовий колектив 

6.1. ВЦА здійснює право Засновника щодо управління Трудовим архівом від імені Лисичанської територіальної громади;
6.2. ВЦА є вищим органом управління Трудовим архівом.
До виключної компетенції ВЦА належить:
6.2.1. Прийняття рішень про припинення Трудового архіву в результаті його реорганізації або ліквідації;
6.3. Уповноваженим органом ВЦА є управління власності Лисичанської міської військово-цивільної адміністрації Сєвєродонецького району Луганської області.
Уповноважений орган ВЦА в межах своїх повноважень:
6.3.1. Виконує функції з управління закріпленим за Трудовим архівом комунальним майном (оренда, списання, передача з балансу, та ін.) згідно з діючим Законодавством та в порядку, встановленому ВЦА;
6.3.2. Затверджує Положення Трудового архіву;
6.4. Трудовий архів очолює директор, який призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням керівника ВЦА;
6.5. Директор Трудового архіву:
6.5.1. Планує та організовує діяльність Трудового архіву, персонально відповідає за виконання покладених на Трудовий архів завдань, здійснює контроль за виконанням посадових обов’язків та окремих доручень працівниками, розробляє посадові інструкції працівників;
6.5.2. Видає в межах своєї компетенції накази, самостійно здійснює прийом та звільнення штатних співробітників і тимчасових працівників, укладає з ними трудові договори, накладає на працівників стягнення відповідно до чинного законодавства;
6.5.3. Укладає договори, контракти, угоди, акти прийому-передачі, видає доручення для забезпечення діяльності Трудового архіву;
6.5.4. Подає на затвердження керівнику ВЦА штатний розпис та кошторис видатків на утримання Трудового архіву;
6.5.5. Розпоряджається коштами, наданими на утримання Трудового архіву, у відповідності із затвердженим кошторисом;
6.5.6. Відкриває та закриває рахунки в органах Державного казначейства та установах банків, має право першого підпису на банківських документах;
6.5.7. Розробляє та затверджує посадові інструкції працівників;
6.5.8. Діє без довіреності від імені Трудового архіву, представляє архів з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю;
6.5.9. Вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;
6.5.10. Проводить прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції Трудового архіву;
6.5.11. Надає уповноваженому органу Засновника звіти про роботу Трудового архіву за рік та за півріччя;
6.5.12. Здійснює інші повноваження, визначені нормативними актами;
6.6. Заступник директора Трудового архіву:				
6.6.1. Організовує виконання розпоряджень керівника військово-цивільної адміністрації та наказів директора Трудового архіву;
6.6.2. Контролює дотримання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку;
6.6.3. Виконує інші повноваження, встановлені функціональними обов’язками, передбаченими посадовою інструкцією, яка затверджена директором Трудового архіву;
6.6.4. .На час відсутності директора Трудового архіву виконує обов’язки директора та  має право першого підпису на банківських документах;
6.7. Службові обов’язки працівників Трудового архіву визначаються посадовими інструкціями;
6.8. Працівники Трудового архіву несуть відповідальність за неналежне виконання своїх обов'язків згідно з чинним законодавством України;
6.9. Штатний розпис Трудового архіву формується з урахуванням виконання всіх покладених на нього завдань, кількості документів, що знаходяться на зберіганні у Трудовому архіві, обсягів довідкової роботи.
Штатний розпис затверджує керівник ВЦА за погодженням із заступником керівника ВЦА, який координує діяльність Трудового архіву, уповноваженим органом ВЦА.

7. Фінансування діяльності та майнова основа

7.1. Трудовий архів фінансується за рахунок коштів місцевого бюджету;
7.2. Майно Трудового архіву складають основні фонди та інші матеріальні цінності, вартість яких відображається в самостійному балансі установи.
Майно Трудового архіву є комунальною власністю Лисичанської територіальної громади, перебуває на його балансі на праві оперативного управління;
7.3. Джерелами утворення майна Трудового архіву є:
7.3.1. Кошти місцевого бюджету;
7.3.2. Кошти, отримані за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів;
7.3.3. Інші надходження, не заборонені законодавством;
7.4. Списання, передача майна Трудового архіву здійснюється в порядку, визначеному ВЦА;
7.5. Розподіл отриманих доходів (прибутків) або їх частини серед засновників, працівників (крім оплати їх праці, нарахування єдиного соціального внеску), членів органів управління даної неприбуткової організації та інших пов’язаних з ними осіб забороняється;
7.6. Доходи (прибутки) Трудового архіву використовуються виключно для фінансування видатків на утримання Трудового архіву, реалізації мети (цілей, завдань) та напрямів його діяльності, визначених даним Положенням.

8.	Порядок внесення змін до Положення

8.1. Зміни до Положення вносяться шляхом викладення Положення в новій редакції;
8.2. Положення Трудового архіву в новій редакції погоджується із заступником керівника ВЦА, який координує діяльність Трудового архіву,  затверджується уповноваженим органом ВЦА та підлягає державній реєстрації в установленому законом порядку;
8.3. Положення Трудового архіву у новій редакції набуває чинності для третіх осіб з дня його державної реєстрації.

9.	Припинення Трудового архіву

9.1. Ліквідація та реорганізація Трудового архіву здійснюється у порядку, встановленому чинним законодавством;
9.2. Орган, що прийняв рішення про припинення Трудового архіву, створює комісію з припинення, до якої переходять повноваження щодо управління Трудовим архівом;
9.3. У разі припинення Трудового архіву, його майно, права та обов’язки переходять до правонаступників. Активи передаються одній або кільком неприбутковим організаціям відповідного виду або зараховуються до доходу місцевого бюджету;
9.4. Трудовий архів є таким, що припинився, з дня внесення до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань запису про його припинення.

Начальник відділу з питань ведення
трудового архіву						Інна СОЛОВЕЙ