Про роботу архівного відділу Лисичанської міської ради за 9 місяців 2018 року

Про роботу структурних підрозділів
02.10.2018

На виконання делегованих державою виконавчим органам міської ради повноважень роботу архівного відділу Лисичанської міської ради спрямовано на зберігання документів Національного архівного фонду (далі — НАФ), що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста. Відділ є виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи. Чисельність відділу — три посадові особи місцевого самоврядування: начальник відділу, головний спеціаліст і спеціаліст I-ї категорії.

За поданням архівного відділу було розглянуто питання на засіданні виконавчого комітету Лисичанської міської ради та прийняте рішення виконкому від 04.09.2018 р. № 451 «Про стан архівної справи в установах, організаціях та на підприємствах м. Лисичанська», де висвітлені основні аспекти діяльності відділу та напрями подальшої, перспективної роботи з установами, організаціями та підприємствами, в діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду.

Відділ має 2 робочих кімнати для працівників (33 м2) та 6 архівосховищ (122 м2) з документами НАФ, протяжність стелажного обладнання складає 467 погонних метрів. Для забезпечення роботи архівного відділу міської ради у травні 2018 року було встановлено охоронну сигналізацію у всіх архівосховищах і робочих кімнатах, таким чином всі приміщення архівного відділу оснащені протипожежною та охоронною сигналізацією. Також в червні 2018 року було придбано для відділу 10 нових металевих стелажів, на даний час всі 6 архівосховищ повністю укомплектовані стелажним обладнанням. У червні поточного року було проведено перезарядку 4 вогнегасників.

Станом на 01.01.2018 року на зберіганні в архівному відділі знаходилось 11620 документів постійного зберігання 37 фондів. Впродовж 9 місяців 2018 року на зберігання надійшло 306 одиниць зберігання від Лисичанського міського відділу державної виконавчої служби та Лисичанського міського відділу державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Луганській області, Відділу у м. Лисичанську Головного управління Держгеокадастру у Луганській області, ПРАТ «ЛИНІК», Новодружеської міської ради та Привільської міської ради, ВПУ № 94. В результаті експертизи цінності документів тимчасового зберігання за 2012 рік Окружної виборчої комісії № 107 з виборів народних депутатів України сформовано 4 справи постійного зберігання нового фонду — Колекції документів з виборів народних депутатів України за 2012, 2018 роки. В липні 2018 року до Державного архіву Луганської області були передані документи фонду № 24 Територіальної виборчої комісії територіального виборчого округу № 110 у кількості 8 справ. Протягом 3 кварталу 2018 р. було проведено роботу з удосконалення і перероблення 4 описів справ постійного зберігання 4 фондів, документи яких знаходяться в архівному відділі (Лисичанський міський комітет товариства «Червоний хрест», Лисичанський райком профспілки працівників вугільної промисловості, Державна нотаріальна контора м. Верхній, Державна нотаріальна контора м. Лисичанська), в результаті якої було додатково сформовано 4 справи постійного зберігання. Таким чином, станом на 01.10.2018 р. в архівному відділі в 37 фондах зберігається 11919 документів НАФ.

За звітний період до архівного відділу надійшло 267 запитів від фізичних та юридичних осіб, з них: 54 тематичних та 182 соціально-правових. Виконано 261 запит, по 6 зверненням надано роз’яснення щодо місця зберігання документів. 248 запитів надійшло через Центр надання адміністративних послуг.

Також до архівного відділу надійшов 31 запит про надання публічної інформації; всі запити виконано в строки, передбачені чинним законодавством.

За вищевказаними зверненнями фізичних та юридичних осіб видано 20 архівних витягів та 1513 копій документів.

З початку року архівним відділом надано 432 консультації (особисто, по телефону, електронною поштою) щодо складання номенклатури справ, описів справ, актів, інших питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб мм. Лисичанська, Новодружеська та Привілля.

За 9 місяців 2018 року на 9 засіданнях експертної комісії архівного відділу розглянуто 71 документ 27 юридичних осіб: Лисичанської міської ради, Лисичанського міського суду Луганської області, виконавчого комітету Новодружеської міської ради, приватного підприємства «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь», ВП «Шахта ім. Д.Ф. Мельникова» ПАТ «Лисичанськвугілля», відділу державної реєстрації актів цивільного стану Лисичанського міського управління юстиції у Луганській області, ПАТ «Лисичанськвугілля», КЗ «Лисичанський медичний коледж», Вищого професійного училища № 94, Лисичанського обласного протитуберкульозного диспансеру, ПРАТ «Лисичанська нафтова інвестиційна компанія», Лисичанського державного гірничо-індустріального коледжу, КЗ «Лисичанський міський краєзнавчий музей», відділу державної виконавчої служби Лисичанського міського управління юстиції у Луганській області, КП «Лисичанська житлово-експлуатаційна контора № 5», КЗ «Лисичанський дошкільний навчальний заклад (ясла-садок) № 3 «Дюймовочка», управління праці та соціального захисту населення Лисичанської міської ради, Лисичанського територіального центру соціального обслуговування (надання соціальних послуг), ТОВ «Лисичанський пивоварний завод», КЗ «Палац культури ім. В.М. Сосюри м. Лисичанська», 2 державного пожежно-рятувального загону з охорони об’єктів ГУ ДСНС України у Луганській області, ПАТ «Лисичанський склозавод «Пролетарій», управління капітального будівництва Лисичанської міської ради, ЛКСП по видобутку, обробці, реалізації води та очищенню стоків «Лисичанськводоканал», державної податкової інспекції у м. Лисичанську ГУ ДФС у Луганській області, управління Державної казначейської служби України у м. Лисичанську Луганської області, управління Пенсійного фонду України в м. Лисичанську Луганської області. З них:

У тому числі на засіданнях ЕК розглянуто 24 документи 14 юридичних осіб — джерел формування НАФ відділу, з них:

Архівним відділом постійно ведеться робота з наповнення інформацією про архівну справу, діловодство та роботу відділу офіційного сайту Лисичанської міської ради. На сайті розміщено загальну інформацію про архівний відділ, звіти про роботу відділу, положення про архівний відділ, списки фондів, що зберігаються у відділі, зразки оформлення документів для подання на розгляд експертної комісії відділу.

В поточному році архівним відділом було підготовлено і розміщено 8 онлайн-виставки архівних документів на офіційному сайті Лисичанської міської ради: — до Дня вшанування учасників бойових дій на території інших держав та 29-ї річниці виведення радянських військ з Афганістану;

Регулярно розміщується інформація про проведення чергових засідань ЕК, проведення перевірок та інші матеріали. З 02.04.2018 року у мережі Facebook створено сторінку архівного відділу Лисичанської міської ради, на якій також висвітлюються основні події діяльності архівного відділу.

Спеціалістами відділу проведено роботу з картонування 306 справ, які надійшли на зберігання і з перекартонування 908 справ, оправлено та підшито 113 справ. Згідно з планом роботи було проведено роботу з перевіряння наявності і стану 277 справ постійного зберігання Новодружеської міської ради, 169 справ Фінансового управління Лисичанської міської ради; 36 справ Привільської міської ради; 603 справи шахти ім. Д.Ф. Мельникова; 196 справ Управління статистики у м. Лисичанську та 10 справ ТВК з виборів Президента України ТВО № 110. Також було проведено роботу з перескладення та удосконалення описів справ постійного зберігання по 4 фондах: Лисичанський райком профспілки вугільників; Лисичанський міськком Червоного Хреста; Державна нотаріальна контора м Верхній; Державна нотаріальна контора м. Лисичанська.

Архівним відділом було проведено нараду за підсумками роботи експертних комісій підприємств, установ та організацій 29.01.2018 р. 29.03.2018 відбувся семінар «Порядок приймання-передавання документів до архівного відділу».

Згідно плану проведення перевірок роботи архівних підрозділів та ведення поточного діловодства на підприємствах, в установах, організаціях на 2018 рік було проведено 4 перевірки: 01.03.2018 року — комплексна перевірка в Лисичанському міському суді і 3 контрольних перевірки — 29.03.2018 року — в ПАТ «Лисичанськвугілля»; 16.04.2018 р. — в Лисичанському державному гірничо-індустріальному коледжі; 17.05.2018 р. — в ВПУ № 94. На виконання плану проведення комплексних та контрольних перевірок, затвердженого директором Державного архіву Луганської області, 13.07.2018 р. було здійснено комплексну перевірку архівного відділу Лисичанської міської ради працівниками Державного архіву Луганської області. За результатами перевірок складені довідки та ознайомлено керівництво даних організацій.

Начальник архівного відділу Лисичанської міської ради Олена Гайдук