Про роботу трудового архіву Лисичанської міської ради за I півріччя 2019 року

Про роботу структурних підрозділів міської ради
05.08.2019

Відповідно до п. 10 ч. 1 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» трудовий архів Лисичанської міської ради виконує самоврядні повноваження — централізоване тимчасове зберігання архівних документів, що утворилися в процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, на відповідній території, і інших архівних документів, що не відносяться до Національного архівного фонду.

Відповідно до покладених на нього завдань, трудовий архів здійснює прийом на подальше зберігання документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, які припинили свою діяльність; прийом виборчої документації тимчасового строку зберігання; забезпечує зберігання прийнятих документів; організовує використання документів в службових, соціально-правових та інших цілях.

Трудовий архів є виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи. Чисельність трудового архіву — вісім фахівців без статусу посадових осіб місцевого самоврядування: завідувач, три головні архівісти, чотири архівісти I категорії.

Приміщення трудового архіву Лисичанської міської ради розташовані у пристосованій адмінбудівлі на 1-му, 2-му, 3-му, 4-му поверхах. У розпорядженні архіву 4 робочі кабінети загальною площею 71,3 кв.м. та 15 архівосховищ, загальною площею 459,9 кв. м., протяжність стелажного обладнання складає 1675,85 пог.м. Всі архівосховища та робочі кабінети оснащені охоронною та пожежною сигналізацією. Усе стелажне обладнання, у відповідності до вимог зберігання архівних документів, металеве або комбіноване.

Станом на 01.01.2019 року на зберіганні в трудовому архіві знаходилося 104886 од. зб. документів з особового складу (кадрових питань), 285 фондів.

Впродовж 1-го півріччя на зберігання до трудового архіву надійшли 2 фонди — ТОВ РН «Транс-Україна», Окружна виборча комісія з виборів Президента України територіального виборчого округу № 107, загалом 31 од. зб. документів з особового складу.

Таким чином на 01.07.2019 року на зберіганні у трудовому архіві знаходиться 104917 од. зб., що становить 287 фондів.

За звітний період до трудового архіву надійшов 631 запит на виконання довідок соціально правового характеру, з них 191 запит — від юридичних і фізичних осіб іноземних держав. За цими запитами виконано 3008 архівних довідок про заробітну плату, стаж роботи, відпусток без оплати праці, довідок щодо пільгового стажу роботи, відпрацьованих днів/годин у важких умовах праці, довідок про тарифну ставку, витягів із наказів, надано 448 копій архівних документів.

З початку року трудовим архівом надано 276 консультацій (особисто, по телефону, електронною поштою) щодо місцезнаходження документів з кадрових питань ліквідованих підприємств, порядку звернень для отримання довідок соціально-правового характеру.

На офіційному сайті Лисичанської міської ради розміщена загальна інформація про трудовий архів; звіти про роботу; положення про трудовий архів; номенклатура справ; список ліквідованих підприємств, документи яких надійшли на зберігання до трудового архіву; посилання на нормативні документи, на підставі яких відбувається передавання документів на зберігання у трудовий архів.

Впродовж 1-го півріччя 2019 року за консультаційно-методичною допомогою щодо формування документів у справи; оформлення справ; складання описів та подальшої передачі документів на зберігання відповідно до нормативних документів, у трудовий архів зверталися відповідальні особи за архів та ліквідатори таких підприємств і організацій: ТОВ РН «Транс-Україна», Окружна виборча комісія з виборів Президента України територіального виборчого округу № 107, ВАТ «Лисичанське АТП № 10919», ПАТ «Лисичанський склозавод «Пролетарій», КУ «Комбінат шкільного харчування».

Протягом звітного періоду завідувач трудового архіву прийняв участь у 7 засіданнях експертної комісії архівного відділу Лисичанської міської ради, де було розглянуто 80 документів юридичних осіб. Завідувач трудового архіву брав участь у нараді Державного архіву Луганської області з питань діловодства та архівної справи, пов’язаних з позачерговими виборами народних депутатів України — 10.05.2019 року; у нараді у режимі відеоконференцзв’язку з Держархівом Луганської області — 19.06.2019 року; у виїзному прийому громадян директором Держархіву Луганської області Катериною Безгинською, який проводився у в приміщенні архівного відділу Лисичанської міської ради — 05.06.2019 року.

Згідно з планом роботи спеціалістами трудового архіву було проведено перевірку наявності та стану документів фонду ВАТ «Лисичанське АТП 10970» — 465 од. зб., ДП «Начало» ВАТ «Лисичанське АТП 10970» — 9 од. зб., ТОВ «Техлис» — 108 од. зб. Спеціалістами трудового архіву було відремонтовано: 20 аркушів фонду шахта «Чорноморка», 10 аркушів фонду ВАТ «Лисичанська сода», 10 аркушів фонду ООО «Побут». Також була проведена робота з оправлення та підшивання документів, ремонту документів із паперовою основою: 30 документів фонду шахта «Чорноморка» — табелів обліку спусків-виїздів, 20 документів фонду ВАТ «Лисичанське АТП 10970» — розрахункові відомості.

Завідувач трудового архіву Інна Соловей