Отчет о работе архивного отдела Лисичанского городского совета в 2013-2014гг.

Про роботу структурних підрозділів

07.07.2014

Архивный отдел, как структурное подразделение Лисичанского городского совета, начал функционировать с декабря 1959 г.

Работа архивного отдела строится в соответствии с основными законодательными и учетными документами: Закон Украины о «Национальном архивном фонде», «Основными правилами работы архивов», Положением об архивном отделе Лисичанского городского совета, Должностными инструкциями специалистов, Положением об экспертной комиссии.

В 1961 г. в архивном отделе было 7 фондов, в которых насчитывалось 1045 дел постоянного хранения. На сегодняшний день в архивном отделе Лисичанского городского совета находятся на хранении 28 фондов, что составляет 7665 дел постоянного хранения предприятий, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда. Специалистами отдела осуществляется научно-техническое упорядочение этих документов, составляется научно-справочный аппарат к ним. Все документы размещаются в 4 архивохранилищах.

Согласно решению сессии Лисичанского городского совета от 26 сентября 2013 г. № 53/940 «О реорганизации архивного отдела» с 01.01.2014 г. начал функционировать Трудовой архив Лисичанского городского совета, в который было передано 264 фонда и 99556 единиц хранения дел по личному составу.

В 2014 году поступили на государственное хранение управленческой документации от Управления статистики в г. Лисичанске 196 ед. постоянного хранения.

В 2014 году проведены 1 контрольная проверка в Управлении Госземгентства в г. Лисичанске и 2 комплексные проверки в Привольском и Новодружеском городских советах.

Архивный отдел работает со специалистами, ответственными за работу архивных подразделений на предприятиях, в учреждениях и организациях города, постоянно оказывает методическую помощь в составлении документов нормативно-правовой базы. Методическая помощь оказывается по составлению номенклатуры дел, описей дел, актов о выделении документов к уничтожению.

За 2014 год проведено уже 6 заседаний экспертной комиссии. На них одобрены 3 номенклатуры дел и согласованы 8 номенклатур дел, одобрены описи постоянного хранения 10 организаций, учреждений, согласованы описи по личному составу 5 организаций, согласованы акты о выделении к уничтожению документов 10 предприятий, организаций, учреждений.

В 2013 году была начата и в этом году продолжается работа по составлению описей постоянного хранения и по личному составу Лисичанского городского совета, а это период 1943-2011 годы. Работа очень трудоемкая и кропотливая, требующая большого количества времени.

В 2014 году проведено 2 семинара и один круглый стол по повышению квалификации работников деловодных, экспертных и архивных служб учреждений.

Согласно распоряжению городского головы от 19 февраля 2014 г. № 62 проводится городской смотр хранения и учета архивных документов организаций, предприятий и учреждений, юридических лиц — источников формирования НАФ, которые передают документы в архивный отдел Лисичанского городского совета.

В 2014 году закартонировано 1580 ед.хр, проверено 2434 ед.хр. наличия документов согласно Программы осуществления контроля за наличием, состоянием и движением документов НАФ на 2010-2014 годы, а также проведена экспертиза ценности 719 ед.хр. документов.

С начала года выполнено 11 тематических запросов по выдаче копий решений городского совета и его исполкома. 157 запросов социально-правового характера для назначения пенсии.

В связи с тем, что при картонировании документов необходимо площадей больше, чем при нормальном хранении документов, возникает необходимость в дополнительных площадях под архивохранилища для архивного отдела Лисичанского городского совета.

Начальник архивного отдела Лисичанского городского совета Е.Н.Гайдук