Про роботу трудового архіву Лисичанської міської ради у 2017 року

На виконання власних повноважень роботу трудового архіву Лисичанської міської ради спрямовано на зберігання документів з кадрових питань ліквідованих підприємств, установ, організацій, та виконання за цими документами довідок соціально-правового характеру для оформлення та перерахунку пенсій.

Приміщення трудового архіву Лисичанської міської ради розташовані у пристосованій адмінбудівлі на 1-му, 2-му, 3-му, 4-му поверхах, у розпорядженні трудового архіву 15 архівосховищ, загальною площею 459,9 кв. м., протяжність стелажного обладнання складає 1675,85 пог. м.

Станом на 01.01.2017 року на зберіганні в трудовому архіві знаходилось 99960 од. зб. документів з кадрових питань та тривалого зберігання. Впродовж 2017 року на зберігання надійшли документи: ТОВ «Стандарт», ПП «Атон Вія», ТОВ «Інформенергософт», ТОВ «Стахановместоп», ДП «Лисичанська ТЕЦ», загальною кількістю 102 од. зб. Також у січні 2017 року, у зв’язку з неможливістю ліквідатора забезпечити збереженість документів ВАТ «Лисичанський завод гумових технічних виробів», на зберігання до трудового архіву надійшли документи з кадрових питань (особового складу) підприємства, приблизною кількістю 4000 справ.

Таким чином, на теперішній час, кількість документів, що знаходиться на зберіганні у трудовому архіві, становить близько 104062 од. зб., що складає 39% від загальної кількості документів з кадрових питань, що знаходяться на зберіганні в архівних установах Луганській області.

Трудовий архів Лисичанської міської ради найбільший з архівних установ Луганської області за кількістю документів, що знаходяться на зберіганні. Найбільшою є і кількість архівних довідок для перерахунку та оформлення пенсій, що виконує трудовий архів.

Протягом 2017 року до трудового архіву надійшло 1258 звернень на виконання довідок соціально правового характеру, з них 280 звернень — від юридичних і фізичних осіб іноземних держав. За цими зверненнями виконано 6608 архівних довідок, надано 1534 копії архівних документів.

Внаслідок надходження на зберігання у трудовий архів документів нових ліквідованих підприємств, збільшилася кількість звернень та кількість виконаних довідок, так, на 31.12.2017 року надійшло на 348 запитів більше, ніж у 2016 році, виконано на 1334 архівні довідки більше, ніж на кінець 2016 року.

З метою інформування громадян щодо роботи трудового архіву та порядку звернень громадян, на сайті Лисичанської міської ради розміщена сторінка з відповідною інформацією, постійно оновлюється список ліквідованих підприємств, документи яких надійшли на зберігання до трудового архіву.

Впродовж 2017 року за консультаційно-методичною допомогою щодо формування документів у справи; оформлення справ; складання описів та відбору документів на зберігання відповідно до нормативних документів, у трудовий архів зверталися керівники та ліквідатори таких підприємств і організацій: КП «ЖЕК № 8», «ЖЕК № 5», ВАТ «Лисичанське АТП № 10919», «Спеціальний приймальник для утримання осіб, підданих адміністративному арешту», Управління Держгеокадастру у м. Лисичанську, Управління Держпродспоживслужби в м. Лисичанську, ПАТ «Лисичанський склозавод «Пролетарій», ТОВ «Стандарт», ПП «Атон Вія», ТОВ «Інформенергософт», ТОВ «Стахановместоп», ДП «Лисичанська ТЕЦ». Спільно з архівним відділом було проведено засідання у форматі «круглого столу» за темою «Складання описів з кадрових питань та актів про вилучення для знищення документів» із залученням відповідальних за архів працівників житлово-експлуатаційних контор.

За поданням відділу було розглянуто питання на засіданні виконавчого комітету Лисичанської міської ради «Про виконання трудовим архівом власних повноважень, визначених п.10 ч.1 ст.38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».

Протягом 2017 року Управлінням Пенсійного фонду було проведено 219 зустрічних перевірок, по довідкам, що виконані трудовим архівом, розбіжностей з первинними документами не виявлено.

Трудовим архівом було проведено перевірку наявності та стану документів фондів загальною кількістю 99 од. зб. Були проведені роботи з оправлення та підшивання документів, ремонту документів із паперовою основою. Також були удосконалені та перероблені описи справ фондів ДП «Обрій», Міський фонд молоді, ООО «Термінал Харків», СП «Лисмарк», ООО «Лисойл», ДП «Повітряплавательне інженерне майно», загальною кількістю 99 од. зб.

Трудовим архівом проводиться планомірна та кропітка робота з контролю за упорядкуванням та станом збереженості документів з кадрових питань підприємств, що перебувають у процедурі ліквідації. На теперішній час у ліквідаційній процедурі перебувають: ЗАТ «Лисичанськхліб», ЗАТ «Лисичанський м’ясокомбінат», ВАТ «Лисичанський завод гумових технічних виробів», ВАТ «Лисичанське автотранспортне підприємство 10919», ПАТ «Лисичанський склозавод «Пролетарій». Документи з кадрових питань: ЗАТ «Лисичанськхліб», ЗАТ «Лисичанський м’ясокомбінат», ВАТ «Лисичанський завод гумових технічних виробів», в упорядкованому стані, вже передані на зберігання до трудового архіву. На підприємствах ВАТ «Лисичанське автотранспортне підприємство 10919», ПАТ «Лисичанський склозавод «Пролетарій» документи з кадрових питань проходять науково-технічне впорядкування, складаються описи справ, ліквідаторами організовано виконання довідок соціально-правового характеру.

Задля забезпечення збереженості архівних документів та пожежної безпеки, відповідно до вимог, визначених ч. 8 «Правил організації діловодства та архівного зберігання у державних органах, органах місцевої влади, на підприємствах, в установах і організаціях», що затверджені наказом Мінюсту № 1000/5 від 18.06.2015 р., всі архівосховища обладнані закритими плафонами та оснащені вогнегасниками. У 1-му півріччі 2017 р. було встановлено сучасну пожежну сигналізацію у 9 архівосховищах 2-го, 3-го поверхах — раніше пожежною сигналізацією було обладнано тільки 5 архівосховищ 1-го поверху. На 2-х вікнах архівосховищ першого поверху встановлені раніше відсутні металеві грати, кошти на встановлення металевих грат, що бракує, і на монтаж охоронної сигналізації закладені в бюджетний запит на 2018 рік.

Для створення належних умов зберігання архівних документів, за останні півтора року трудовим архівом отримано 83 нові металеві стелажі, що дозволило повністю оснастити 4 нові архівосховища та провести заміну 147,99 пог. м дерев’яного стелажного обладнання на металеве.

Завідувач трудового архіву Лисичанської міської ради І.О. Соловей